Weihnachtsgeschenke sind eine schöne Möglichkeit, Wertschätzung und Dankbarkeit auszudrücken und Mitarbeiter*innen, als auch Kunden/Kundinnen eine Freude zu bereiten. Doch wie wirken sich diese Geschenke in der Personalverrechnung und buchhalterisch aus?
Weihnachtsgeschenke an Mitarbeiter*innen
Für Weihnachtsgeschenke (und auch andere Geschenke wie Oster-, oder Geburtsgeschenke) gilt ein jährlicher Freibetrag pro Mitarbeiter*in in Höhe von EUR 186,00 (gesamt für alle Geschenke in einem Kalenderjahr). Dies bedeutet, dass Mitarbeiter*innen Sachzuwendungen bis zu einem Gesamtwert von EUR 186,00 pro Jahr steuer-, sozialversicherungs- und abgabenfrei zur Verfügung gestellt werden können. Sachzuwendungen für Dienst- und Firmenjubiläen sind nicht auf diesen Freibetrag anzurechnen.
Als Sachzuwendungen zählen sowohl Gutscheine und Geschenkmünzen, die nicht in Bargeld abgelöst werden können, als auch Autobahnvignetten und selbstverständlich alle weiteren materiellen Güter. Geldzuwendungen hingegen sind immer steuerpflichtig (da sie wie ein Lohn- oder Gehaltsbestandteil abzurechnen sind)
Folgendes ist bei der Wahl und Verteilung der Geschenke bitte zu beachten, um den Freibetrag in Anspruch nehmen zu können:
- Die Sachzuwendung darf nicht den Charakter einer individuellen Belohnung eines/einer Mitarbeiters/Mitarbeiterin darstellen (z.B. wegen guter Arbeitsleistung). Es muss sich hierbei um eine generelle Zuwendung an alle Mitarbeiter*innen aus bestimmten Anlässen (z.B. Weihnachten, Firmenjubiläum, Betriebsausflug etc.) handeln.
- Um die Steuerbegünstigung von EUR 186,00 geltend zu machen, ist die Abhaltung einer Betriebsveranstaltung (z.B. Weihnachtsfeier) nicht erforderlich. Wird jedoch eine solche abgehalten, gibt es für den geldwerten Vorteil, den der/die Mitarbeiter*in durch die Teilnahme einer Veranstaltung erfahren, einen Freibetrag i.H.v. EUR 365,00 pro Mitarbeiter*in, welcher bei Überschreitung wie ein Lohnbestandteil zu verabgaben ist. Dies bedeutet: Der geldwerte Vorteil aus einer kostenlosen Teilnahme an einer Firmenfeier (z.B. für Verpflegung, Teilnahme an Unterhaltungsdarbietungen, Reisen etc.) ist bis zu 365 EUR im Jahr steuer-, sozialversicherungs- und abgabenfrei (zusätzlich zu den 186 EUR für Gutscheine pro Mitarbeiter*in!) Dieser Freibetrag gilt für ein ganzes Jahr und es sind andere Betriebsveranstaltungen (auch bei Firmen- und Dienstjubiläen) zusammenzurechnen.
Die Mitarbeitergeschenke können als Betriebsausgabe beim/bei der Unternehmer*in geltend gemacht werden.
Weihnachtsgeschenke an Kunden und Kundinnen
Im Gegensatz zu den Mitarbeitergeschenken, können (Weihnachts-)Geschenke an Kunden/Kundinnen nicht automatisch als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Die Kosten für die Geschenke fallen unter den so genannten „nicht abzugsfähigen Repräsentationsaufwand“.
Eine Ausnahme bilden aber solche Kundengeschenke, die aus Gründen der Werbung überlassen werden – diese Geschenke können als Betriebsausgabe berücksichtigt werden. „Der Werbung überlassen“ bedeutet, dass die Gegenstände geeignet sind, eine entsprechende Werbewirkung zu entfalten. Dies ist bei Geschenken dann der Fall, wenn sie „gebrandet“ sind – also mit der Firmenaufschrift oder dem Firmenlogo versehen sind und es sich dabei nicht um exklusive Produkte handelt.
Personal Rundum wünscht allen Kundinnen/Kunden, Mitarbeiter*innen, Partner*innen, Bekannten und Freundinnen/Freunden schöne und besinnliche Weihnachten und freut sich auf die weitere Zusammenarbeit auch im Jahr 2024!
