Was kostet ein Mitarbeiter? – Vom Brutto auf die Dienstgeber-Kosten

In dem Wandel von kleiner Organisation auf einen mittelgroßen Betrieb, fanden wir uns plötzlich in einem „ungeplanten und unstrukturierten“ Change Prozess wieder. Von heute auf morgen wurden aus kleinen überschaubaren Änderungen unserer Personalverwaltung und Administration, riesige Baustellen. Und durch Zufall sind wir auf Jennifer Kaier gestoßen, die uns im wahrsten Sinn an die Hand genommen hat. Es war eine Wohltat unsere Herausforderungen und Probleme mit ihr in Lösungen zu verwandeln. Denn was Jennifer Kaier kann, ist: Arbeitsrecht mit Verwaltung in Einklang zu bringen. Also nicht nur die Information liefern, was ist arbeitsrechtlich zu tun, sondern vor allem: „Wie setzen wir das um“ zu erklären und zu unterstützen. Es folgten zwei Termine der Problemidentifikation, in der wir die größeren und kleineren Felder thematisierten. Dann machte sich Jennifer Kaier an die Arbeit und erstellte für jedes Feld kurz-, mittel- und langfristige Lösungen. Über rund vier Monate begleitete sie uns intensiv in persönlichen Gesprächen, telefonisch und per E-Mail, je nachdem wie umfangreich die jeweilige Frage war.

Ein zentrales Ergebnis ist die Umstellung auf digitale Wege. Mit der Implementierung der digitalen Zeiterfassung und des Urlaubsmanagements haben alle einen besseren Überblick; Prozesse sind deutlich rascher und einfacher zu erledigen. Damit sind Ressourcen bei allen – den Mitarbeiterinnen*, der Verwaltung und bei mir in der Geschäftsführung weggefallen, die wir für Sinnvolleres nützen können. Jennifer Kaier ist die Personalabteilung, die wir intern so nicht haben und nicht leisten könnten. In der Zeit mit Jennifer Kaier haben wir die Dienstverträge und Gleitzeitvereinbarungen komplett neu aufgestellt; das Urlaubsmanagement überarbeitet, Prozesse eingeführt und verstanden, was in welchem Fall (arbeitsrechtlich) wie zu erledigen ist, eine digitale Zeiterfassung implementiert sowie die gesamte Personalverwaltung mittels HR-Tool optimiert.

Was das für uns bedeutet: Verschlankung, alles an einem Ort, zeitgemäße Unterlagen, Ersparnis von Ressourcen und vor allem viel weniger Frust. Was vorher auf Excel und verschiedene Laufwerke aufgeteilt war ist jetzt auf einen Klick abrufbar und wir haben den Durchblick. Die Führung unserer MitarbeiterInnen ist nicht nur professioneller, sondern auch weitaus einfacher und stressfreier geworden.

Es macht Spaß Urlaube freizugeben, Dienstverträge zu erstellen und Mitarbeiterinnen* am Laufenden zu halten. Ohne die Expertise von Jennifer Kaier wäre das so nicht gelungen.