Vorab, die Problematik, vor der Sie nun stehen, ist mir vertraut. Genau genommen begleiteten mich dieselben Herausforderungen ganze 7 Jahre lang. Während dieser Zeit hatte ich die verantwortungsvolle Position der Geschäftsführerin in zwei Hotelbetrieben inne, in denen ich erfolgreich eine Belegschaft von rund 35 Mitarbeiter*innen geleitet habe. Meine berufliche Reise war geprägt von verschiedenen Challenges, aber auch großen Erfolgen.
Eine kontinuierliche Bestrebung, erfolgreich zu sein, führte mich durch diverse Höhen und Tiefen. Doch im Rückblick wurde mir eines besonders bewusst: Der Wunsch nach professioneller Unterstützung. Ja, ich erhielt Unterstützung, ohne Zweifel. Aber im Nachhinein erkannte ich, dass es von unschätzbarem Wert gewesen wäre, jemanden an meiner Seite zu haben, der nicht nur theoretische Ratschläge gibt, sondern tatkräftig unterstützt. Jemanden, der die täglichen Geschehnisse im Betrieb versteht, individuell auf mich, meine engagierten Mitarbeiter*innen und unsere spezifischen Anliegen eingeht.
Die Interpretation und praktische Anwendung rechtlicher Bestimmungen, verbunden mit verständlichen Erklärungen, blieben oft eine Herausforderung. Hieraus erwuchs die Idee von „Personal Rundum“. Dieses Konzept verkörpert exakt meine lang gehegte Vision: eine umfassende Lösung für personalbezogene Angelegenheiten.
Trotz meiner umfangreichen Kenntnisse im Bereich der Lohnverrechnung, Buchhaltung und Arbeitsrecht, stand ich vor dem Hindernis der begrenzten Zeit. Neben der Betreuung meiner engagierten Mitarbeiter*innen lag auch die Führung und teilweise der Aufbau eines Hotelbetriebs in meiner Verantwortung. Ich bemühte mich, meine Mitarbeiter*innen entsprechend einzuarbeiten, um entlastet zu werden. Auch versuchte ich, ihnen das österreichische Arbeitsrecht näherzubringen und klare Prozesse zu etablieren. Dies umfasste Bereiche wie Onboarding, Zeiterfassung, Mitarbeitergespräche und die kontinuierliche Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit. Dieses Unterfangen verlangte nicht nur viel Energie und Geduld, sondern vor allem kostete es mich wertvolle produktive Arbeitszeit, die ich eigentlich meinen ursprünglichen Kernkompetenzen – der Gastronomie – widmen wollte.
Genau hier entlaste ich Sie mit Personal Rundum: Sie konzentrieren sich auf Ihre Kernkompetenzen und Ihr Hauptgeschäft und ich kümmere mich inzwischen um Ihre Mitarbeiterangelegenheiten!
Durch die in der Zwischenzeit gewonnene umfangreiche Erfahrung im Bereich der Lohnverrechnung und des österreichischen Arbeitsrechts, bin ich als ihre externe Personalverrechnerin in der Lage, eine essentielle Schnittstelle zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeiter*innen zu bilden. Ich stehe Ihnen beratend und tatkräftig zur Seite und helfe Ihnen die kontinuierlich herausfordernden Themen zu meistern.
Welche essenziellen Elemente sollten in einem Dienstvertrag berücksichtigt werden? Welche strategischen Vereinbarungen und Arbeitszeitmodelle können maßgeschneidert eingesetzt werden, um den optimalen Nutzen zu erzielen?
Wie kann ich am Arbeitsmarkt wettbewerbsfähig bleiben und zeitgemäße Arbeitsmodelle wie Gleitzeit, 4-Tage-Woche und Remote Work erfolgreich einführen? Wie transformiere ich mein Unternehmen in eine zeitgemäße Arbeitsumgebung?
Welche Aufgaben könnten an Verwaltungs-, Rezeptions- oder Assistenzmitarbeiter*innen ausgelagert werden? Wie könnte eine effektive, vielleicht sogar digitale, Ablagestruktur aussehen? Gerne schule ich Ihre In-House Mitarbeiter*innen ein und liefere Ihnen Vorlagen und Ideen für ein einfaches Ablagemanagement.
Was sind die richtigen Schritte, wenn eine Mitarbeiterin schwanger wird? Wie kann ich eine familienfreundliche Arbeitsumgebung gestalten und zugleich den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden? Hierzu liefere ich Ihnen gerne die nötigen Informationen und gleichzeitig korrekten Vereinbarungen.
Durch mich und meine Zusammenarbeit mit dem Vorlagenportal (vorlagenportal.at) profitieren Sie von über 2.000 Vorlagen und Vereinbarungen für unterschiedliche Anforderungen wie Vorschusszahlungen, Überstundenregelungen oder Home-Office-Vereinbarungen. Ich kann Ihnen kompetente und leicht verständliche Auskünfte über geltende arbeitsrechtliche Bestimmungen geben!
Wie lassen sich Zeitaufzeichnungen effektiver gestalten? Gibt es Möglichkeiten, den Verwaltungsaufwand zu minimieren und den Nutzen zu maximieren?
Zeitaufzeichnungen können heute für wenig Geld über eine digitale Schnittstelle sehr unkompliziert und mit einem geringen Aufwand abgewickelt werden. Hier stehe ich Ihnen gerne beratend zur Seite, was für Ihr Unternehmen Sinn macht!
Ich helfe Ihnen, all die oben genannten Aspekte in Ihre bestehende Lohnverrechnung arbeits-, sozialversicherungs- und lohnsteuerrechtlich korrekt zu integrieren, ohne dass zusätzliche externe Ressourcen involviert werden müssen. Alternativ können Sie die laufende Lohn- und Gehaltsverrechnung an mich auslagern und sparen Zeit, Ressourcen und Softwarekosten.
Welche Mitarbeiter*innen-Benefits können angeboten werden, die nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit steigern, sondern auch steuerlich vorteilhaft sind?
In dem Wandel von kleiner Organisation auf einen mittelgroßen Betrieb, fanden wir uns plötzlich in einem „ungeplanten und unstrukturierten“ Change Prozess wieder. Von heute auf morgen wurden aus kleinen überschaubaren Änderungen unserer Personalverwaltung und Administration, riesige Baustellen. Und durch Zufall sind wir auf Jennifer Kaier gestoßen, die uns im wahrsten Sinn an die Hand genommen hat. Es war eine Wohltat unsere Herausforderungen und Probleme mit ihr in Lösungen zu verwandeln. Denn was Jennifer Kaier kann, ist: Arbeitsrecht mit Verwaltung in Einklang zu bringen. Also nicht nur die Information liefern, was ist arbeitsrechtlich zu tun, sondern vor allem: „Wie setzen wir das um“ zu erklären und zu unterstützen. Es folgten zwei Termine der Problemidentifikation, in der wir die größeren und kleineren Felder thematisierten. Dann machte sich Jennifer Kaier an die Arbeit und erstellte für jedes Feld kurz-, mittel- und langfristige Lösungen. Über rund vier Monate begleitete sie uns intensiv in persönlichen Gesprächen, telefonisch und per E-Mail, je nachdem wie umfangreich die jeweilige Frage war.
Ein zentrales Ergebnis ist die Umstellung auf digitale Wege. Mit der Implementierung der digitalen Zeiterfassung und des Urlaubsmanagements haben alle einen besseren Überblick; Prozesse sind deutlich rascher und einfacher zu erledigen. Damit sind Ressourcen bei allen – den Mitarbeiterinnen*, der Verwaltung und bei mir in der Geschäftsführung weggefallen, die wir für Sinnvolleres nützen können. Jennifer Kaier ist die Personalabteilung, die wir intern so nicht haben und nicht leisten könnten. In der Zeit mit Jennifer Kaier haben wir die Dienstverträge und Gleitzeitvereinbarungen komplett neu aufgestellt; das Urlaubsmanagement überarbeitet, Prozesse eingeführt und verstanden, was in welchem Fall (arbeitsrechtlich) wie zu erledigen ist, eine digitale Zeiterfassung implementiert sowie die gesamte Personalverwaltung mittels HR-Tool optimiert.
Was das für uns bedeutet: Verschlankung, alles an einem Ort, zeitgemäße Unterlagen, Ersparnis von Ressourcen und vor allem viel weniger Frust. Was vorher auf Excel und verschiedene Laufwerke aufgeteilt war ist jetzt auf einen Klick abrufbar und wir haben den Durchblick. Die Führung unserer MitarbeiterInnen ist nicht nur professioneller, sondern auch weitaus einfacher und stressfreier geworden.
Es macht Spaß Urlaube freizugeben, Dienstverträge zu erstellen und Mitarbeiterinnen* am Laufenden zu halten. Ohne die Expertise von Jennifer Kaier wäre das so nicht gelungen.
