Was Arbeitgeber*innen beachten müssen
Arbeitgeber*innen sind laut § 26 AZG verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter*innen zu dokumentieren. Dazu zählen der Beginn und das Ende der Arbeitszeit sowie – bei Arbeitszeiten von mehr als sechs Stunden – der Beginn und das Ende der Ruhepausen. Diese Verantwortung bleibt grundsätzlich beim/bei der Arbeitgeber*in, auch wenn Mitarbeiter*innen ihre Zeiten selbst erfassen. Wir empfehlen zu vereinbaren, dass die Arbeitszeitaufzeichnungen vom Arbeitnehmer/von der Arbeitnehmerin zu führen sind – die Erfassung der Arbeitszeit also an den/die Mitarbeiter*in mit dem im Betrieb genutzten Vorlagen und/oder Programmen zu delegieren. In diesem Fall hat der/die Arbeitgeber*in den/die Arbeitnehmer*in zur ordnungsgemäßen Führung dieser Aufzeichnungen anzuleiten und die Aufzeichnungen regelmäßig zu kontrollieren.
Anforderungen an Arbeitszeitaufzeichnungen
Arbeitszeitaufzeichnungen sind zwingend immer zu führen und müssen folgendes enthalten:
- Beginn und Ende der Arbeitszeit (je Arbeitstag).
- wenn die Arbeitszeit am jeweiligen Arbeitstag mehr als sechs Stunden dauert: Beginn und Ende der mindestens 30-minütigen Ruhepause.
Es ist empfehlenswert, die Arbeitszeitaufzeichnungen jedes Monat beidseitig zu unterzeichnen.
Wichtig: Dienstpläne oder fixe Arbeitszeiten ersetzen die Pflicht zur Dokumentation der tatsächlichen Arbeitszeit nicht.
Konsequenzen bei fehlenden Aufzeichnungen
- Verwaltungsstrafen: Bis zu 1.815 Euro Strafe je Mitarbeiter*in drohen, falls Aufzeichnungen fehlen (§ 28 Abs. 2 Ziffer 7 AZG).
- Nachforderungen bei Prüfungen: Prüfer können Sozialversicherungsbeiträge schätzen, was zu hohen Nachzahlungen führen kann.
- Anspruchsverlängerung: Fehlen Aufzeichnungen, können Arbeitnehmer*innen Ansprüche auf Überstundenvergütungen bis zu drei Jahre rückwirkend geltend machen.
- Beweisprobleme: Ohne eigene Aufzeichnungen ist es schwierig, die Richtigkeit von Arbeitnehmer*innenangaben zu widerlegen.
Empfehlungen für Arbeitgeber*innen
- Einheitliche Systeme: Elektronische oder manuelle Aufzeichnungen sollten konsequent geführt werden. Wir unterstützen mit passenden Aufzeichnungsvorlagen oder mit einem geeigneten und leistbaren Zeiterfassungssystem gerne.
- Kontrollen: Die erfassten Zeiten sollten unbedingt regelmäßig überprüft werden.
Arbeitszeitaufzeichnungen sind nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern schützen auch vor finanziellen und rechtlichen Risiken. Arbeitgeber*innen sollten großen Wert auf deren Vollständigkeit legen, um Strafen, Nachforderungen und Rechtsnachteile zu vermeiden.
