Ein Guide für Arbeitgeber*innen und Arbeitnehmer*innen
Das Pendlerpauschale und der Pendlereuro sind essenzielle steuerliche Entlastungen für Arbeitnehmer*innen in Österreich, die regelmäßig längere Arbeitswege zurücklegen. Für Arbeitgeber*innen ist es von entscheidender Bedeutung, diese korrekt in der Lohnverrechnung zu berücksichtigen.
Verkehrsabsetzbetrag und zusätzliche Ansprüche für Pendler*innen
Fahrtkosten für den Arbeitsweg werden generell durch den Verkehrsabsetzbetrag abgedeckt, der für 2024 463 Euro beträgt (2023: 421 Euro). Dieser Betrag wird automatisch bei der Lohnabrechnung berücksichtigt. Unter bestimmten Voraussetzungen können Arbeitnehmer*innen jedoch zusätzlich zur Pendlerpauschale und zum Pendlereuro berechtigt sein, abhängig von der Entfernung zwischen Wohnort und Arbeitsstätte sowie der Zumutbarkeit der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel.
Pendlerpauschale: Kleines und Großes Pendlerpauschale
Das Pendlerpauschale ist ein Freibetrag, der das zu versteuernde Einkommen mindert. Es gibt zwei Arten: das kleine und das große Pendlerpauschale.
1. Kleine Pendlerpauschale:
- Voraussetzungen: Die einfache Entfernung zwischen Wohnort und Arbeitsstätte beträgt mindestens 20 km, und die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel ist auf mindestens der Hälfte des Arbeitsweges zumutbar.
- Höhe der Pauschale:
- 20–40 km: 58 Euro monatlich / 696 Euro jährlich
- 40–60 km: 113 Euro monatlich / 1.356 Euro jährlich
- Über 60 km: 168 Euro monatlich / 2.016 Euro jährlich
2.GRosse Pendlerpauschale:
- Voraussetzungen: Die einfache Entfernung beträgt mindestens 2 km, und die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel ist überwiegend unzumutbar (z. B. aufgrund langer Fahrzeiten oder körperlicher Beeinträchtigungen).
- Höhe der Pauschale:
- 2–20 km: 31 Euro monatlich / 372 Euro jährlich
- 20–40 km: 123 Euro monatlich / 1.476 Euro jährlich
- 40–60 km: 214 Euro monatlich / 2.568 Euro jährlich
- Über 60 km: 306 Euro monatlich / 3.672 Euro jährlich
Pendlereuro
Der Pendlereuro ist ein zusätzlicher Absetzbetrag, der direkt von der Lohnsteuer abgezogen wird. Dieser beträgt 2 Euro pro Kilometer der einfachen Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Ein Beispiel: Bei einem Arbeitsweg von 30 Kilometern erhält ein Arbeitnehmer 60 Euro Pendlereuro jährlich.
Drittelregelung
Teilzeitbeschäftigte oder Wochenpendler können das Pendlerpauschale und den Pendlereuro anteilig in Dritteln beanspruchen, abhängig davon, wie oft im Monat tatsächlich gependelt wird.
Wichtige Hinweise für Arbeitgeber*innen
Pendlerrechner
Der Pendlerrechner des Finanzministeriums ist das zentrale Tool zur Ermittlung der Pendlerpauschale. Die vom/von der Arbeitnehmer*in eingereichten Ergebnisse sind für die Lohnverrechnung bindend, es sei denn, es bestehen offensichtliche Fehler.
Dienstfahrzeuge und Werkverkehr
Wenn der/die Arbeitnehmer*in ein firmeneigenes Fahrzeug nutzt oder vom/von der Arbeitgeber*in direkt befördert wird, entfällt der Anspruch auf die Pendlerpauschale.
Öffi-Ticket
Seit 2023 bleibt der Anspruch auf die Pendlerpauschale bestehen, selbst wenn der/die Arbeitnehmer*in ein Öffi-Ticket nutzt. Allerdings wird der Wert des Öffi-Tickets vom Pendlerpauschale abgezogen.
Keine automatische Erneuerung
Eine eingereichte Pendlerrechnerabfrage bleibt so lange gültig, bis eine Neue vorgelegt wird. Es besteht keine Pflicht, die Abfrage jährlich zu erneuern.
Rückwirkende Berücksichtigung
Innerhalb des laufenden Kalenderjahres können Pendlerpauschale und Pendlereuro rückwirkend für bereits abgelaufene Monate berücksichtigt werden.
Plausibilitätsprüfung
Arbeitgeber*innen müssen die Angaben des/der Arbeitnehmers*in auf offensichtliche Fehler prüfen, wie falsche Adressen oder die Nutzung eines Firmenwagens. Bei nicht offensichtlichen Fehlern haftet der/die Arbeitnehmer*in selbst.
Dokumentation
Arbeitgeber*innen müssen sicherstellen, dass sie das Originaldokument der Pendlerrechnerabfrage vom/von der Arbeitnehmer*in erhalten, welches dieser unterschrieben hat. Kopien oder Scans reichen nicht aus.
Beantragung
Das Pendlerpauschale und der Pendlereuro werden auf Basis des Ergebnisses des Pendlerrechners beantragt und können direkt bei der monatlichen Lohnabrechnung berücksichtigt werden. Sollte dies nicht erfolgen, können sie als Werbungskosten im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung geltend gemacht werden.
Änderungen bei der Pendlerpauschale und dem Pendlereuro 2023
Aufgrund der hohen Energiepreise wurde im Jahr 2022 eine temporäre Erhöhung der Pendlerpauschale und des Pendlereuros beschlossen, um die Arbeitnehmer*innen zu entlasten. Diese Erhöhung galt jedoch nur befristet bis zum 30. Juni 2023. Seit dem 1. Juli 2023 gelten wieder die regulären Werte. Für Arbeitgeber*innen bedeutet dies, dass seit Mitte 2023 die ursprünglichen Beträge für die Pendlerpauschale und den Pendlereuro in der Lohnverrechnung anzusetzen sind. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass diese Anpassungen korrekt durchgeführt werden, um Nachzahlungen oder etwaige Konflikte mit dem Finanzamt zu vermeiden.
Fazit
Die korrekte Berücksichtigung der Pendlerpauschale und des Pendlereuros in der Lohnverrechnung ist für Arbeitgeber*innen unerlässlich, um steuerliche Vorteile für Arbeitnehmer*innen zu sichern und rechtliche Komplikationen zu vermeiden. Eine präzise Umsetzung und regelmäßige Überprüfung der relevanten Berechnungen und Dokumentationen sind dabei entscheidend. Durch die Beachtung der gesetzlichen Vorgaben können Arbeitgeber*innen nicht nur finanzielle Risiken minimieren, sondern auch die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiterinnen steigern.
